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《PPT演义》

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    《PPT演义》

    By rainshadow | 设计技巧 | 0 comment | 9 3月, 2012 | 0

    《PPT演义》之——如何处理文字

    我们时不时听到这样的言论:“PPT很简单,就是把Word里的文字复制、粘贴呗。”这其实是对PPT的一种无知与亵渎。如果直接把文字复制粘贴就能达到演示的效果,PPT根本就没有存在的必要了。

    PPT的本质在于可视化,就是要把原来看不见、摸不着、晦涩难懂的抽象文字转化为由图表、图片、动画及声音所构成的生动场景,以求通俗易懂、栩栩如生。

    形象,至少能给你带来三方面的感受:

    一是便于理解。

    文字总是高度抽象的,人们需要默读、需要转换成自己的语言、需要上下联想、需要寻找其中的逻辑关系;但人们看电影就轻松许多,只需要跟着故事的发展顺理成章地享受其情节、体味其寓意就行了。PPT就是要把这些文字变得像电影一样生动。

    二是放松身心。

    如果把一本小说贴在墙上,相信你看半个小时就会腰酸背痛;如果把小说拍成电视剧,也许你看上一天也不觉得疲惫。就是这个道理。

    三是容易记忆。

    传统的PPT,你需要观众记住的是文字,这个难度太大了,即使记住了也很容易忘记;而形象化PPT,可以让观众轻松记住其中的图形、逻辑或结论,也许三五年后,人们仍然能够记忆犹新。

    改变那种“复制、粘贴”的做法吧!把那些无关紧要的内容大胆删除,把长篇大论的文字尽量提炼,也许刚开始你不习惯,也许你做得还很粗糙,别放弃,总有一天你会让观众赞不绝口的。

    有的领导会问:“如果PPT没有文字,你让我讲什么?”的确,演示习惯的改变不是一朝一夕的事情,这依赖于演示者对内容的熟悉程度和演示技巧的掌握程度,但有一点,带着观众读文字是演示的大忌,杜绝这一条,演示效果会逐步得到提升。

    所以,锐普提出了两个观点:

    1、文字是用来瞟的,凡是瞟一眼看不清的地方,就要放大,放大还看不清的,删!

    2、文字是PPT的天敌。能减则减,能少则少,能转图片转图片,能转图表转图表。

    《PPT演义》之——如何保持清晰

    PPT有一个致命的弱点——观众容易迷失思路。

    为什么?

    一、PPT毕竟不是电影,其逻辑结构是抽象的,难以把握;

    二、PPT是一页页翻下去的,一次只能看一页内容,前面看过的只能依靠记忆。

    解决的办法有两个:

    一是事先给每位观众发一份演说纲要;

    二是给你的PPT建立清晰的导航系统。

    导航系统主要包括:

    一、从片头动画、封面、前言、目录,到切换页、正文页、结尾页等一套完整的PPT架构(本书第3章将详细介绍);

    二、每页都有标题栏(除了标明整个PPT的标题,更重要的是标明本章节的标题、本页的主题);

    三、页码,如果方便的话也尽可能加上。

    《PPT演义》之——如何制作动画

    自PPT诞生以来,动画就一直是最大的争议。

    一种观点认为,PPT就是幻灯片,就是一页一页翻过的图片加文字,在商务PPT应用领域,根本不需要动画或者最多只需简单的页面切换动画;相反,有无数的仁人志士对PPT动画矢志不渝,用自己的创意和努力一次次创作动画的传奇,也得到众多PPT爱好者的欢呼雀跃。

    近年来,锐普PPT把PPT动画成功应用到商务领域,并得到客户的广泛认同。

    动画,不仅仅让PPT变得生动,更能让PPT表现效果数倍提升。

    (1)片头动画

    让你的PPT一把抓住观众眼球。电影有片头、游戏有片头、网站有片头,PPT演示也需要片头。演示开始时,观众往往会需要一个适应期,也许还在想着刚才没有处理完的工作,也许还在跟邻座侃侃而谈,也许还在抱怨着观看演示的辛苦,这时候,你需要立即把观众的视线聚焦到你的演示中来,精美和创意的片头能立即给观众带来震撼,让观众目不转睛。

    (2)逻辑动画

    一幅静止的画面,观众会自上而下全面浏览,缺乏逻辑的引导,观众难以把握重点,看完之后还要思考其中的逻辑关系,实际上浪费了精力和注意力;如果给这幅画面加上清晰的逻辑动画,就把观众自己找线索变成了帮观众理线索。演示者可以控制对象出现的先后顺序、主次顺序、位置改变、出现和退出等,引导观众按照自己的思路理解PPT内容。

    片头动画让对外宣传的PPT尽显企业的专业与实力。一束光闪过,该公司的logo由轮廓逐渐变得靓丽十足,让人记忆深刻;紧跟的4张动画页面从不同角度展现了上海及该公司的风貌,同时配以连续抽象的文字和动画效果,消除了页面之间的分割感。

    (3)强调动画

    以往我们只是用颜色的深浅、形状的大小以及字体的不同来突出某些重要内容,这有一个很大的弊端,就是要强调的内容会一直处于强调地位,当我们讲述别的内容时,它会分散观众的视线;强调动画,通过对象的放大、缩小、闪烁、变色等动作实现强调效果,并能够让演示者自如控制,强调过后自动回复到初始状态。

    (4)片尾动画

    与那些戛然而止的PPT相比,加一个简单的片尾动画将收到意想不到的效果:

    一是作为礼貌,提醒大家演示结束,并给人一定的缓冲时间,准备接下来的活动;

    二是与片头动画相呼应,做到有始有终,避免给人虎头蛇尾的印象;

    三是通过贯穿始终的形式,提醒观众回忆内容,强化记忆。

    (5)情景动画

    也许你讲述的就是一个故事,故事总是有情节、有过程的,而要用一张静止的画面去表达一个完整的过程,几乎不可能。相反,一套连续的动画,则能把这些过程表现得栩栩如生。以往,我们用Flash、视频来表现这些效果,PPT其实也能够实现。

    《PPT演义》之——选用那款软件

    要让PPT高人一等有很多方法,率先使用PowerPoint 2007,无疑是最有效的捷径。

    从PPT专业应用角度看,PowerPoint的以下特点都是我们极为推崇的。

    (1)操作界面更美观、更人性化

    ● 全新的vista般操作界面,让人赏心悦目;

    ● 对文件整体管理的功能集中到左上角的offi ce按钮里,为操作区留出更大空间;

    ● 操作区域更开阔、归类更合理,操作熟练后一目了然;

    ● 自定义按钮非常个性化,把常用的功能放在这里调用更快捷;

    ● 选择窗格与Photoshop 窗格类似,“层出不穷”成为现实,使PPT各项功能全面提升;

    ● 放大/缩小按钮与视图模式按钮同时放置于右下角,更适应一般人的操作习惯。

    (2)绘图和设计功能更强大

    (3)丰富而实用的功能集群

    这些功能包括:

    ● SmartArt图表,可以把文字轻松转化为图表。(只是目前所的图表种类较少,质感过于单调,从设计的角度并不主张过多应用。)

    ● 为PPT文件减肥,2007版的PPTX格式的文件比2003版的PPT格式文件小了很多。

    ● PPT可以直接转为pdf、xps、jpg等格式,并可把其中的部分PPT页面发布出来,供各类场合使用。

    ● 有效防止文档崩溃,在2003版里一旦文档出错,没有保存的数据都会丢失;2007版则能够尽力恢复程序关闭前的状态。

    但2007版也存在一些明显的遗憾:

    其一是对电脑硬件要求较高。不少学员反映,500MHz以下的处理器、256MB以下的内存的电脑用起来都较吃力。

    其二是与2003版的兼容性不够。PPTX文档一般要转化成PPT文档或者安装插件才能在2003版的PowerPoint中读取。用2007版所作的立体艺术文字、艺术图形在2003版中是无法编辑的,部分颜色渐变效果、阴影效果、文字效果,甚至一些动画在2003版里会发生变形,需要在2007版里对照编辑。

    但这些缺陷改变不了2007版快速普及的趋势,要想实现超人一等的PPT表现效果,PowerPoint 2007无疑是最佳的选择。

    office ,ppt

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